Teil C: Ihre Organisation

Im Teil C stellen Sie die organisatorischen Rahmenbedingungen, die Governance sowie die finanziellen Grundlagen und die Rechnungslegung Ihrer Organisation dar. Sind mehrere Organisationen an der Durchführung des Angebots beteiligt, wird der Teil C für jede Organisation ausgefüllt. Eine Organisation wird hierbei als rechtlich selbständige juristische Person verstanden. Wenn beispielsweise ein Verein und eine Stiftung an der Angebotsdurchführung beteiligt sind, ist der Teil C einmal für den Verein und einmal für die Stiftung auszufüllen. Dies gilt auch, wenn beide Organisationen miteinander verbunden sind. Die Rollen der verschiedenen Organisationen bei der Angebotserstellung stellen Sie im Kapitel 5.1 dar.

#Organisationsprofil

Im 6. Kapitel machen Sie allge- meine Angaben zur Organisation und Personalstruktur, zur Governance sowie zum Umwelt- und Sozialprofil Ihrer Organisation.

#Allgemeine Angaben über die Organisation

Hier geben Sie die wichtigsten Grunddaten der Organisation an. Empfehlenswert ist eine Darstellung der allgemeinen Angaben in Form einer Tabelle.

#Personalprofil

Geben Sie die Anzahl der in Ihrer Organisation tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an, unterteilt in fest angestellte, freie und ehrenamtliche Mitarbeiter für den Berichtszeitraum und das Vorjahr. Rechnen Sie die Anzahl der Mitarbeiter ebenfalls in Vollzeitstellen um.

#Governance der Organisation

Corporate Governance beschreibt, wie Leitung und Überwachung in Ihrer Organisation organisatorisch und inhaltlich gestaltet sind.

#Leitungs- und ggf. Geschäftsführungsorgan

• Geben Sie die juristische Bezeichnung des Leitungsorgans an, z.B. Vorstand oder Geschäftsführung. Wenn bei Ihrer Organisation die Organe anders als im gesetzlichen Regelfall strukturiert sind, ist es sinnvoll, die Zuständigkeit zu erläutern. Zum Beispiel: Im Verein ist der gesetzliche Regelfall, dass er zwei Organe hat: Vorstand als Leitungsorgan, Mitgliederversammlung als höchstes Gremium. Wenn die Satzung daneben einen Beirat oder eine Geschäftsführung als Vereinsorgan vorsieht, erleichtert eine Beschreibung der Zuständigkeiten das Verständnis.
• Benennen Sie die Mitglieder des Leitungsorgans namentlich sowie mit ihrer Stellenbezeichnung innerhalb der Organisation, z.B. „Mitglied des Vorstands“. Sind die im Leitungsorgan tätigen Personen hauptamtlich oder ehrenamtlich tätig?
• Geben Sie für jedes Mitglied des Leitungsorgans an, ob es Vertretungsberechtigung hat und welche Funktionen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten die jeweilige Person im Sinne der Leitung der Organisation wahrzunehmen hat. Machen Sie kenntlich, wenn die Aufgabenverteilung in der Satzung oder einer Geschäftsordnung geregelt ist.
• Wenn das Leitungsorgan einen Tagungsrhythmus hat, beschreiben Sie ihn hier.
• Wenn Sie die Bezüge des Leitungsorgans offen legen möchten, können Sie dies hier tun. Wir empfehlen dies. Geben Sie entweder die Bezüge der einzelnen Mitglieder des Leitungsorgans (präferierte Methode) oder die Summe der Bezüge an. Beziehen Sie in die Bezüge Gehälter, Aufwandsentschädigungen und Sachbezüge (z.B. Firmenwagen) ein.
• Erläutern Sie das Verfahren, wie die Mitglieder des Leitungsorgans ausgewählt bzw. benannt werden.
• Wenn in Ihrer Organisation ein Geschäftsführungsorgan zusätzlich zum Leitungsorgan existiert, wiederholen Sie oben genannte Angaben separat für die Geschäftsführung.

#Aufsichtsorgan

• Geben Sie die juristische Bezeichnung des Aufsichtsorgans an, z.B. Mitgliederversammlung bei Vereinen oder Gesellschafterversammlung bei (g)GmbHs, und erklären Sie die Funktion des Organs.
• Benennen Sie die Mitglieder des Aufsichtsorgans namentlich sowie mit ihrer Stellenbezeichnung innerhalb der Organisation. Sind die im Aufsichtsorgan tätigen Personen hauptamtlich oder ehrenamtlich tätig? Wer ist stimmberechtigt? Sollte die Anzahl der Mitglieder (z.B. bei Vereinen) hoch sein, können Sie Ihre Ausführungen auf die wichtigsten Personen beschränken. Geben Sie dann ebenfalls die Gesamtzahl der Mitglieder des Aufsichtsorgans an.
• Geben Sie für jedes Mitglied des Aufsichtsorgans an, welche Funktionen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten die jeweilige Person wahrzunehmen hat. Machen Sie kenntlich, wenn die Aufgabenverteilung in der Satzung oder einer Geschäftsordnung geregelt ist.
• Wenn das Aufsichtsorgan einen Tagungsrhythmus hat, beschreiben Sie ihn hier.
• Wenn Sie die Bezüge des Aufsichtsorgans offen legen möchten, können Sie dies hier tun. Wir empfehlen dies. Geben Sie entweder die Bezüge der einzelnen Mitglieder des Aufsichtsorgans (präferierte Methode) oder die Summe der Bezüge an. Beziehen Sie in die Bezüge Gehälter, Aufwandsentschädigungen (z.B. Tagungspauschalen, Sitzungsgelder) und Sachbezüge (z.B. Firmenwagen) ein.

Wenn es ein zusätzliches „besonderes“ Aufsichtsorgan gibt, z.B. Aufsichtsrat, Beirat, Verwaltungsrat, wiederholen Sie die Angaben entsprechend und erläutern Sie das Verfahren, wie die Mitglieder des Aufsichtsorgans ausgewählt werden.

Wenn es weitere Organe in Ihrer Organisation gibt, die für Leitung und Aufsicht relevant sind, wiederholen Sie oben genannten Angaben separat für diese zusätzlichen Organe.

#Interessenskonflikte

• Sollten in Ihrer Organisation personelle Überschneidungen in Leitung und Aufsicht bestehen, erklären Sie diese hier und nehmen Sie Stellung zu den Auswirkungen auf Ihre Aktivitäten.
• Wenn in Ihrer Organisation sonstige finanzielle, persönliche oder rechtliche Abhängigkeitsverhältnisse zwischen den Mitgliedern der Organe oder mit anderen beteiligten Organisationen bestehen, skizzieren Sie die Beziehung und ihre Auswirkung auf die Tätigkeit. Hierunter fallen z.B. auch Verwandtschaftsverhältnisse innerhalb der Organisation oder innerhalb der gesamten Organisationsstruktur.
• Sollten Mitglieder in den Organen Ihrer Organisation Geschäfte mit nahestehenden Personen tätigen, berichten Sie hier darüber.

#Internes Kontrollsystem

Erklären Sie, welche internen Kontrollmechanismen in Ihrer Organisation installiert sind und wer für die Kontrollen zuständig ist, z.B. Kassenprüfung, interne Revision, Controlling, Risikomanagement, Vieraugenprinzip, Maßnahmen zur Korruptionsprävention.

#Eigentümerstruktur, Mitgliedschaften und verbundene Organisationen

#Eigentümerstruktur der Organisation

Hier beschreiben Sie, welche natürlichen und juristischen Personen Anteile an Ihrer Organisation halten. Stiftungen und Vereine können und müssen hier keine Angaben machen.

• Geben Sie die Gesamthöhe des Kapitals an (Stamm-, Grund- bzw. Kommanditkapital oder Stiftungsvermögen).
• Geben Sie die Anzahl der an der Organisation beteiligten Eigentümer an (Inhaber, Gesellschafter, Aktionäre).
• Nennen Sie namentlich mindestens die Eigentümer, die 10% oder mehr des Kapitals halten, und geben Sie an, mit welchem Anteil sie am Kapital der Organisation beteiligt sind. Im Falle einer Organisation mit einer sehr hohen Anzahl gleichberechtigter Eigentümer kann auf die einzelne Auflistung verzichtet werden.
• Erläutern Sie, ob in Ihrer Organisation vom gesetzlichen Regelfall abweichende Stimmverhältnisse gelten, beispielsweise im Falle einer Unterscheidung in stimmberechtigte und nicht stimmberechtigte Eigentümer, Vetorechte oder Vorzugsaktien.

#Mitgliedschaften in anderen Organisationen

Sofern Mitgliedschaften Ihrer Organisation in anderen Organisationen bestehen, z.B. in Dach- oder Berufsverbänden, geben Sie diese hier an.

#Verbundene Organisationen

Sofern Ihre Organisation mit anderen Organisationen (bzw. anderen juristischen Personen) verbunden ist, erläutern Sie die Verbindungen. Vereine führen ihre Tätigkeiten z.B. oftmals im Verbund mit einer Stiftung oder mit GmbH-Tochtergesellschaften durch. Zu solchen engen Verbindungen zählen insbesondere:

• Beteiligungen an Kapitalgesellschaften (z.B. Anteile an einer GmbH),
• in der Satzung verankerte Verbindungen mit unter- oder übergeordneten Gebietsverbänden (i.d.R. Vereine), die über eine „reine“ Mitgliedschaft (vgl. 6.3.2) hinaus gehen,
• Verbindung mit einer Stiftung, die durch Ihre Organisation oder ihr nahestehende Personen gegründet wurde,
• faktische Verbindungen durch Personenidentitäten der Mitglieder der Leitungs- und/oder Aufsichtsorgane mit denen einer anderen Organisation,
• sonstige Formen enger Verbindungen mit anderen Organisationen.

Erläutern Sie die Art der Verbindung insbesondere in Hinblick auf ggf. vorhandene einheitlich bzw. gemeinsam ausgeführte Leitungs- und Steuerungsfunktionen (z.B. gemeinsame Finanzplanung, Personalführung, Projektsteuerung). Wenn Ihre Organisation Beteiligungen an anderen Organisationen (Kapitalgesellschaften) hält, machen Sie darüber hinaus folgende Angaben:

• Listen Sie alle Organisationen auf, an deren Kapital Ihre Organisation beteiligt ist.
• Geben Sie Ihre Anteile am Kapital (in Euro und/oder Prozent) sowie an den Stimmrechten (in Prozent) zu jeder der aufgeführten Organisation an.
• Sollte Ihre Organisation Vertragspartei eines Beherrschungsvertrags oder eines Gewinnabführungsvertrags sein, so erläutern Sie hier die grundsätzlichen Vertragsmodalitäten.

#Umwelt- und Sozialprofil

Auch Organisationen, die ihrem Zweck nach sozial engagiert sind, setzen sich häufig mit den Fragen nach möglichen nachteiligen Auswirkungen ihrer Tätigkeit auseinander. Zum Sozialprofil der Organisation gehört zum Beispiel, wie sie mit den Themen Geschlechter- und Einkommensverteilung, Diversität der Mitarbeiterschaft, Vereinbarkeit von Familie und Beruf, Life-Work-Balance oder Burn-Out-Prävention umgeht. Im Umweltbereich können Fragen des Energieverbrauchs, des Umgangs mit Dienstreisen, der Abfallvermeidung oder des Umgangs mit schädlichen Stoffen relevant sein. Relevante Sachverhalte sollten unter Verwendung geeigneter Indikatoren dargestellt werden.

#Finanzen und Rechnungslegung

Die Darstellung der Vermögensverhältnisse sowie der Einnahmen und Ausgaben gibt über die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit einer Organisation Aufschluss. Viele Organisationen verfügen bereits über eine umfassende Finanzberichterstattung (z.B. handelsrechtlicher Jahresabschluss nach HGB oder Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung mit Vermögensrechnung, die die Auflagen des DZI Spendensiegels erfüllt). In diesem Fall können die vorhandenen Dokumente dem Bericht als Anlage angefügt werden, sofern diese die unter 7.2 und 7.3 dargestellten Kriterien bereits erfüllen.

#Buchführung und Rechnungslegung

In 7.1 machen Sie allgemeine Angaben zu Ihrer Buchführung, die dem Adressaten helfen, die Zahlenwerke in 7.2 und 7.3 nachzuvollziehen.

• Erläutern Sie, nach welcher Methode Sie Buch führen, z.B. doppelte Buchführung oder Einnahmen-/Ausgaben-Rechnung.
• Erläutern Sie, nach welchen gesetzlichen Vorschriften oder sonstigen Rechnungslegungsstandards der Jahresabschluss erstellt wurde (z.B. HGB, IFRS, IDW, DZI).
• Geben Sie an, wer den Jahresabschluss erstellt und ob es sich um interne oder externe Personen handelt.
• Geben Sie ebenfalls an, ob und von wem Ihr Jahresabschluss geprüft wird (Name, Funktion, ggf. Firma, Ort) und ob es sich hierbei um eine interne oder externe Person handelt.

#Vermögensrechnung

Wenn Sie bereits eine Bilanz oder Vermögensrechnung erstellt haben, können Sie auf diese verweisen, sofern sie die unten aufgeführten Kriterien erfüllt.

Sollten Sie bisher keine Bilanz oder Vermögensrechnung aufstellen oder sollte sie die folgenden Kriterien nicht erfüllen, stellen Sie eine entsprechende Rechnung auf. Dafür können Sie die Berichtsvorlage unter www.social-reporting-standard.de verwenden. Dort finden Sie auch weitere Erläuterungen zu den einzelnen Positionen. Die Kriterien des SRS für eine Bilanz oder Vermögensrechnung lauten wie folgt:

• Sie dokumentiert und erläutert die Zusammensetzung des Vermögens und der Verbindlichkeiten detailliert und nachvollziehbar.
• Zu allen Werten sind mindestens die Vorjahreswerte angegeben, wesentliche Abweichungen zum Vorjahr sind erklärt. Änderungen der Erfassungsmethode sind erklärt und Vorjahreswerte sind entsprechend der neuen Methode angepasst.
• Das Vermögen in Ihrer Bilanz oder Vermögensrechnung ist mindestens in folgende Posten gegliedert: Immaterielles Vermögen, Sachanlagen, Finanzanlagen, Forderungen, liquide Mittel. Immobilien sind innerhalb der Sachanlagen gesondert ausgewiesen. Richten sich Forderungen gegen Mitglieder oder Gesellschafter der Organisation, sind diese gesondert ausgewiesen und erläutert.
• Die Verbindlichkeiten in Ihrer Bilanz oder Vermögensrechnung sind mindestens in folgende Posten gegliedert: aufgenommene Darlehen, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, sonstige Verbindlichkeiten. Darlehen von Mitgliedern/Gesellschaftern sind separat ausgewiesen und erläutert.
• Ihre Bilanz oder Vermögensrechnung weist den Saldo aus Vermögen und Verbindlichkeiten aus. Zweckgebundene Mittel sind separat von diesem Saldo abgesetzt.
• Sollten Sie bis zur Veröffentlichung Ihres Jahresberichts Insolvenz angemeldet haben, ist an dieser Stelle ausdrücklich darauf hinzuweisen.

#Einnahmen und Ausgaben

Wenn Sie bereits eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung oder Gewinn- und Verlustrechnung erstellt haben, können Sie auf diese verweisen, sofern sie die unten aufgeführten Kriterien erfüllt. Sollten Sie bisher keine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bzw. Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen oder sollte sie die folgenden Kriterien nicht erfüllen, stellen Sie eine entsprechende Rechnung auf. Dafür können Sie die Berichtsvorlage unter www.social-reporting-standard.de verwenden. Dort finden Sie auch weitere Erläuterungen zu den einzelnen Positionen.

Die Kriterien des SRS für eine EinnahmenAusgaben-Rechnung bzw. Gewinn- und Verlustrechnung lauten wie folgt:

• Sie dokumentiert und erläutert die Zusammensetzung der Einnahmen und der Ausgaben detailliert und nachvollziehbar.
• Zu allen Werten sind mindestens die Vorjahreswerte angegeben, wesentliche Abweichungen zum Vorjahr sind erklärt. Änderungen der Erfassungsmethode sind erklärt und Vorjahreswerte sind entsprechend der neuen Methode angepasst.
• Die Einnahmen sind mindestens in folgende Posten gegliedert: Erlöse, Zuwendungen, Beiträge, sonstige Einnahmen. Unter den Erlösen sowie unter den Zuwendungen sind Einnahmen aus öffentlichen Aufträgen bzw. Zuschüsse der öffentlichen Hand separat ausgewiesen und erläutert. Posten, die jeweils weniger als 5% der Gesamteinnahmen ausmachen, können unter den sonstigen Einnahmen ausgewiesen sein.
• Die Ausgaben sind mindestens in folgende Posten gegliedert: Bei kleineren Organisationen (bis 1 Mio. Euro Gesamteinnahmen) reicht eine Gliederung bzw. Darstellung nach Kostenarten: Personalkosten, Sachkosten, Finanzierungskosten, Steuern, sonstige Ausgaben etc. Größere Organisationen gliedern ihre Ausgaben alternativ nach Kostenstellen oder ergänzen ihre Einnahmen- und Ausgaben-Rechnung oder Gewinn- und Verlustrechnung um eine Darstellung nach Kostenstellen: Projektkosten, Werbekosten, Verwaltungskosten, Finanzierungskosten, Steuern, Sonstige Ausgaben. Die Projektkosten sind mindestens aufzuschlüsseln nach projektbezogenen Personal- und Sachkosten.
• Abweichungen zwischen hier angegebenen Projektkosten und den in 3.1 gemachten Angaben zu eingesetzten Ressourcen sind erklärt, wenn sich dies nicht direkt aus der Beteiligung weiterer Organisationen an einem Angebot ergibt.
• Der Saldo aus Einnahmen und Ausgaben ist ausgewiesen.

Die Anwendung zusätzlicher Empfehlungen, die sich aus den einschlägigen IDW-Stellungnahmen zur Rechnungslegung ergeben, wird ausdrücklich begrüßt, aber nicht vorausgesetzt (z.B. IDW RS HFA 14 für Vereine, IDW ERS HFA 5 für Stiftungen oder IDW RS HFA 21 für Spenden sammelnde Organisationen).

#Finanzielle Situation und Planung

Hier setzen Sie die vergangenheitsorientierten Zahlen aus 7.2 und 7.3 in den Kontext Ihrer Tätigkeiten.

• Erläutern und beurteilen Sie kurz den Geschäftsverlauf des Berichtsjahres mit Fokus auf die finanzielle Situation und erklären Sie, wie sich die finanzielle Lage der Organisation darstellt.
• Gehen Sie auf Ereignisse ein, die zwischen Bilanzstichtag und Fertigstellung des Berichts eingetreten sind und die maßgebliche Auswirkungen auf die Entwicklung im Folgejahr haben.
• Erläutern Sie kurz Ihre finanziellen Ziele und geben Sie einen Ausblick auf die voraussichtlichen Vermögensverhältnisse sowie Einnahmen und Ausgaben für das kommende Jahr. Gehen Sie insbesondere auf bereits erhaltene Zusagen für Zuwendungen oder Aufträge ein, außerdem auf Ihrerseits geplante und ggf. bereits zugesagte Projekte und auf die damit verbundenen erwarteten Ausgaben.
• Erläutern und beurteilen Sie Chancen und Risiken für die Vermögens- bzw. Einnahmen-/ Ausgaben-Situation Ihrer Organisation.